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Comune di San Vito di Leguzzano

Provincia Vicenza - Regione del Veneto


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AUTENTICAZIONE DI COPIE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE

AUTENTICAZIONE DI COPIE DI ATTI

     DISPOSIZIONI GENERALI

  • Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento; esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali.
  • L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal Sindaco.
  • L'autenticazione delle copie consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o del documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.
  • Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

MODALITA' ALTERNATIVE ALL'AUTENTICAZIONE DI COPIE

Con la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (art. 47 DPR 445/2000) si può dichiarare anche che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio, sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

QUANDO NON SI PUÒ AUTENTICARE LA COPIA DI UN ATTO

  • Quando non viene esibito l'originale
  • Quando viene esibita una copia autenticata

Si rammenta che in caso di atto notarile, l'unico soggetto competente al rilascio di copie autentiche è il Notaio stesso.

LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIE

  • La legalizzazione di fotografia è l'attestazione, da parte della pubblica amministrazione competente, che l’immagine fotografica presentata, corrisponde alla persona dell'interessato.
  • Le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono infatti tenute a legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente dall'interessato. Su richiesta di quest'ultimo le fotografie possono essere, altresì, legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.
  • Il richiedente si deve presentare personalmente munito di un valido documento di identità.
  • In caso di minore di età è sempre indispensabile la presenza fisica del minore al momento dell'attività autenticatoria, accompagnato da un genitore o dal tutore.

DOCUMENTI DA PRODURRE ALL'ESTERO

Se il documento autenticato o la fotografia legalizzata devono essere consegnati all'estero,  la firma del dipendente comunale autenticatore deve essere legalizzata o apostillata  presso l’Ufficio Legalizzazioni della Prefettura di Vicenza.

COSTI DEL SERVIZIO

  • L'autenticazione di copie di atti è sempre soggetta all'imposta di bollo pari ad € 14,62 fin dall'origine, ai sensi del DPR 642/72, a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale tali documenti sono destinati; in questi casi, la norma di esenzione deve essere espressamente indicata sul documento.
  • Chi ritiene di avere diritto ad una esenzione, ha sempre l'obbligo di dichiarare la norma che la prevede.
  • In caso di atto composto da più facciate, si deve apporre una marca da bollo ogni 4 facciate scritte consecutive; i fogli devono necessariamente riferirsi ad un atto unico, in quanto non è possibile unire quattro fogli sciolti per pagare l'imposta di bollo una volta sola (ad esempio, se si deve autenticare un intero passaporto o documento contabile, si paga una marca da bollo ogni 4 facciate consecutive fotocopiate; se invece di questi documenti servono solamente le pagine 15, 22, 38 e 45, si dovranno pagare 4 marche da bollo).
  • La legalizzazione di fotografie è sempre soggetta all'imposta di bollo pari a € 14,62 fin dall'origine, ai sensi del DPR 642/72, a meno che non sia richiesta per il rilascio dei documenti personali, caso in cui si emetterà in esenzione dall'imposta.
  • La marca da bollo deve essere portata personalmente dall'utente.

 NORMATIVA DI RIFERIMENTO

  1. D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
  2. D.P.R. n. 642 del 26/10/1972, "Disciplina dell'imposta di bollo".
 AUTENTICAZIONE  DI SOTTOSCRIZIONI                

DISPOSIZIONI GENERALI

  • L'autenticazione di sottoscrizione consiste nell'attestazione, da parte del dipendente addetto a ricevere la documentazione, del notaio, del cancelliere, del segretario comunale o del funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma in calce al documento è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa identificazione.
  • L'autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché la propria firma e il timbro dell'ufficio.
  • La sottoscrizione di istanze o dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da presentare agli organi della pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi non è soggetta all’autenticazione se la firma in calce è apposta alla presenza del dipendente addetto a ricevere la documentazione. Se la domanda, debitamente firmata, è trasmessa a mezzo posta o fax, o se viene presentata da persona diversa dal richiedente stesso, deve essere allegata fotocopia non autenticata di un documento di identità valido dell’interessato.                                                                          
  • Anche la sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l’assunzione a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni , diplomi o titoli culturali non è più soggetta ad autenticazione.

 AUTENTICAZIONE DELLA SOTTOSCRIZIONE

Il Funzionario Incaricato dal Sindaco non ha una generale competenza autenticatoria, ma può autenticare, come stabilito dagli artt. 21 e 38 del D.P.R. 445/2000, solamente le sottoscrizioni apposte in calce a:

  • domande per la riscossione di benefici economici (es. pensioni,contributi) da parte di terzi, erogati da Pubbliche Amministrazioni;
  • dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da produrre ai privati , che acconsentono all’utilizzo degli strumenti di semplificazione previsti dal D.P.R. 445/2000.

QUANDO NON SI PUÒ AUTENTICARE LA SOTTOSCRIZIONE PRESSO GLI UFFICI COMUNALI

Il Funzionario Incaricato dal Sindaco non è può autenticare le sottoscrizioni apposte in calce a:

  • Dichiarazioni d'impegno e di volontà
  • Accettazioni o rinunce d'incarico
  • Procure (comunque siano denominati, sono atti con cui l'interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto)  
  • Deleghe
  • Dichiarazioni future
  • Scritture private e meri rapporti tra privati
  • Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile.
  • Fogli in bianco.

In tali casi sarà necessario rivolgersi al notaio, in quanto titolare di capacità di autentica ampia e generalizzata.

Si segnala inoltre che non si possono autenticare sottoscrizioni apposte in calce a documenti che non sono scritti in lingua italiana. Ai sensi dell'art. 1 della Legge n. 482/1999 la lingua Ufficiale della Repubblica è l'italiano, e pertanto, l'eventuale documento presentato in lingua straniera, dovrà essere fornito anche di idonea traduzione.

CASI SPECIALI

Alcune norme speciali derogano i divieti sopra esposti, consentendo l'autenticazione della sottoscrizione del dichiarante da parte del Funzionario Incaricato dal Sindaco in caso di:

  1. Atti previsti dall'art. 14 della Legge 21.3.1990 n. 53 e successive modifiche ed integrazioni (Misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale)
  2. Manifestazione del consenso scritto, da parte degli aspiranti all'adozione, all'incontro fra questi ed il minore da adottare (art. 31 comma 3 lett. e) L. 4.5.1983 n. 184)
  3. Sottoscrizione di atti per i quali il codice di procedura penale prevede tale formalità (art. 39 D. Lgs. 28.7.1989 n. 271)
  4. Firma del votante sulla busta contenente la scheda di votazione per l'elezione degli organi di ordini professionali (D.P.R. 8 luglio 2005, n. 169)
  5. Firme degli atti e delle dichiarazioni aventi ad oggetto l'alienazione di beni mobili registrati e rimorchi o la costituzione di diritti di garanzia sui medesimi (D.L. 4 luglio 2006, n. 223)
  6. Sottoscrizione apposte in calce alla manifestazione di volontà alla cremazione effettuata dai congiunti del defunto in mancanza di disposizione testamentaria (art. 79 DPR n. 285/1990).

ATTI E DOCUMENTI DA VALERE ALL'ESTERO

Se l'atto deve essere prodotto all'estero, la sottoscrizione del dipendente comunale autenticatore deve essere legalizzata o apostillata presso l’Ufficio Legalizzazioni della Prefettura di Vicenza.

COSA SERVE PER AUTENTICARE UNA SOTTOSCRIZIONE

  • La presenza personale del richiedente
  • Un valido documento di identità per identificare colui che appone la firma.

COSA FARE SE LA PERSONA E' IMPOSSIBILITATA AD APPORRE LA SOTTOSCRIZIONE

  1. Se il dichiarante non è in grado di firmare, è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento.
  2. Se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (= incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà "impossibilitato alla firma per incapacità fisica" e poi si procederà all'autenticazione; in questo caso il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la sua volontà alla sottoscrizione.
  3. Se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare la sua volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione.

COSTI DEL SERVIZIO

  • L'autenticazione di sottoscrizione è sempre soggetta all'imposta di bollo pari a € 14,62 fin dall'origine, ai sensi del DPR 642/72, a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale tali documenti sono destinati; in questi casi, la norma di esenzione deve essere espressamente indicata sul documento.
  • Chi ritiene di avere diritto ad una esenzione, ha sempre l'obbligo di dichiarare la norma che la prevede.
  • La marca da bollo deve essere portata personalmente dall'utente.  

NORMATIVA DI RIFERIMENTO

  1. D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
  2. D.P.R. n. 642 del 26/10/1972, "Disciplina dell'imposta di bollo".

 

 

 

 

 

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